Polityka prywatności Airborn Sp. z o.o.

Postanowienia ogólne

1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych przez Airborn Sp. z o.o. w związku z korzystaniem z serwisu internetowego dostępnego pod adresem airborn.aero oraz jego subdomen, w tym platformy e-learningowej, formularzy kontaktowych, formularzy zapisu, procesu tworzenia konta, składania zamówień, realizacji kursów, komunikacji z Administratorem oraz korzystania z plików cookies i podobnych technologii.

2. Administratorem danych osobowych jest Airborn Sp. z o.o. z siedzibą w 81-451 Gdynia, Al. Zwycięstwa 96/98, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000431247, NIP 9581661178, REGON 221731959, zwana dalej „Administratorem” albo „AIRBORN”.

3. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z Administratorem: a) listownie na adres siedziby wskazany powyżej,
   b) pocztą elektroniczną na adres: szkolenia@airborn.aero.

4. Polityka prywatności ma zastosowanie niezależnie od tego, czy dane osobowe zostały pozyskane bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, czy od innej osoby działającej w jej imieniu, w tym płatnika, przedstawiciela ustawowego, pracodawcy, podmiotu delegującego na szkolenie albo osoby dokonującej zgłoszenia Uczestnika.

Czym są dane osobowe i co oznacza ich przetwarzanie

5. Dane osobowe to informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej.

6. Przetwarzanie danych osobowych oznacza każdą operację wykonywaną na danych osobowych, w szczególności ich zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, modyfikowanie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie przez przesłanie, udostępnianie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

Zakres danych objętych Polityką

7. Administrator może przetwarzać dane osobowe osób odwiedzających Serwis, użytkowników posiadających konto, osób zapisujących się na kursy, uczestników szkoleń, osób kontaktujących się z AIRBORN, osób składających reklamacje lub oświadczenia o odstąpieniu od umowy, a także osób reprezentujących klientów biznesowych.

8. W zależności od celu i sposobu korzystania z Serwisu Administrator może przetwarzać w szczególności: a) imię i nazwisko,
   b) adres e-mail,
   c) numer telefonu,
   d) adres zamieszkania albo adres korespondencyjny,
   e) kraj,
   f) dane firmy, w tym nazwę, adres i NIP,
   g) dane niezbędne do utworzenia i obsługi konta,
   h) dane dotyczące zamówień, płatności i rozliczeń,
   i) dane związane z uczestnictwem w kursie, przebiegiem szkolenia, zaliczeniami, egzaminami, certyfikatami albo rezerwacją terminów,
   j) dane przekazane w korespondencji, formularzach, ankietach, zgłoszeniach i reklamacjach,
   k) dane techniczne i eksploatacyjne, w tym adres IP, identyfikatory internetowe, dane urządzenia, logi systemowe oraz informacje pozyskiwane z cookies i podobnych technologii,
   l) dane wymagane przez charakter konkretnego kursu lub obowiązki prawne, w szczególności gdy szkolenie wymaga przekazania danych do egzaminatora, właściwego organu albo instytucji certyfikującej.

9. Administrator ogranicza zakres zbieranych danych do danych adekwatnych, stosownych i niezbędnych do celu, w jakim są przetwarzane.

Źródła danych

10. Dane osobowe mogą być pozyskiwane: a) bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą,
    b) od osoby zakładającej konto lub składającej zamówienie,
    c) od przedstawiciela ustawowego, pełnomocnika lub płatnika,
    d) od podmiotu delegującego uczestnika na szkolenie,
    e) od operatora płatności lub dostawcy technicznego w zakresie niezbędnym do potwierdzenia płatności, bezpieczeństwa lub obsługi usługi,
    f) z powszechnie dostępnych źródeł lub rejestrów, jeżeli jest to niezbędne do weryfikacji danych lub realizacji obowiązków prawnych.

Cele i podstawy prawne przetwarzania

11. Administrator przetwarza dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 RODO, w szczególności w następujących celach:

12. W celu podjęcia działań przed zawarciem umowy oraz zawarcia i wykonania umowy, w tym utworzenia i prowadzenia konta, obsługi zamówienia, przyjęcia płatności, udostępnienia kursu, zapewnienia dostępu do platformy, organizacji szkolenia, egzaminu, konsultacji, obsługi zgłoszeń i reklamacji – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

13. W celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności z zakresu rachunkowości, podatków, dokumentowania transakcji, rozpatrywania uprawnień konsumenckich, archiwizacji dokumentów oraz wykonania obowiązków wynikających z przepisów regulujących określone szkolenia lub egzaminy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

14. W celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora, to jest: a) zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu, konta i infrastruktury IT,
    b) zapobiegania nadużyciom, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami,
    c) archiwizacji dowodowej,
    d) prowadzenia komunikacji z użytkownikami, klientami i uczestnikami,
    e) organizacji i administracji procesu szkoleniowego,
    f) prowadzenia marketingu bezpośredniego własnych usług,
    g) badania satysfakcji i rozwoju oferty
    – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

15. W celu przesyłania informacji handlowych, newslettera, treści promocyjnych, kontaktu marketingowego przez e-mail, telefon lub SMS – na podstawie zgody, jeżeli przepisy wymagają jej uzyskania, oraz odpowiednich przepisów prawa regulujących komunikację elektroniczną.

16. Jeżeli Administrator poprosi o odrębną zgodę na określony cel, dane będą przetwarzane również na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a zgoda może zostać w każdym czasie cofnięta, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

Kontakt z Administratorem

17. Gdy osoba kontaktuje się z Administratorem telefonicznie, mailowo, przez formularz kontaktowy albo w inny sposób, Administrator przetwarza dane zawarte w takiej korespondencji w celu udzielenia odpowiedzi, prowadzenia dalszej komunikacji, przedstawienia oferty, obsługi zgłoszenia albo podjęcia działań przed zawarciem umowy.

18. Podstawą prawną przetwarzania danych kontaktowych jest: a) art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy kontakt dotyczy zawarcia lub wykonania umowy,
    b) art. 6 ust. 1 lit. f RODO – gdy kontakt dotyczy innej korespondencji, obsługi zapytania, bezpieczeństwa albo archiwizacji komunikacji.

Konto użytkownika i korzystanie z Platformy

19. Założenie konta w Serwisie wymaga podania danych identyfikacyjnych i kontaktowych wskazanych w formularzu rejestracyjnym. Dane te są niezbędne do utworzenia konta, uwierzytelnienia użytkownika, zapewnienia dostępu do materiałów, obsługi zamówień oraz administrowania relacją z użytkownikiem.

20. Administrator może przechowywać dane dotyczące aktywności użytkownika na Platformie, w tym historię logowań, zapisów na kurs, postępu w szkoleniu, rezerwacji terminów, zaliczeń, ukończenia modułów, historii płatności i kontaktu z obsługą, w zakresie niezbędnym do realizacji usługi, bezpieczeństwa i rozliczalności.

Kursy, szkolenia i egzaminy

21. W związku z realizacją kursów, szkoleń, egzaminów, konsultacji, zajęć online i stacjonarnych Administrator może przetwarzać dane uczestników w zakresie niezbędnym do: a) potwierdzenia tożsamości i uprawnień,
    b) dopuszczenia do udziału w szkoleniu lub egzaminie,
    c) rezerwacji terminów,
    d) udokumentowania przebiegu szkolenia,
    e) wystawienia zaświadczeń, certyfikatów albo potwierdzeń ukończenia,
    f) kontaktu organizacyjnego,
    g) zapewnienia bezpieczeństwa i zgodności z wymogami danego programu szkoleniowego.

22. Jeżeli charakter kursu tego wymaga, dane mogą być przekazywane podmiotom współorganizującym albo uczestniczącym w realizacji procesu szkoleniowego, w szczególności instruktorom, trenerom, egzaminatorom oraz właściwym organom lub instytucjom wymaganym przez przepisy lub program szkolenia, w tym – w razie potrzeby – Urząd Lotnictwa Cywilnego.

23. Jeżeli osoba zgłaszająca uczestnika przekazuje dane innej osoby, potwierdza, że jest uprawniona do ich przekazania oraz poinformowała tę osobę o treści niniejszej Polityki, o ile przepisy wymagają spełnienia takiego obowiązku.

Odbiorcy danych osobowych

24. Dane osobowe mogą być ujawniane podmiotom współpracującym z Administratorem wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do realizacji celu przetwarzania albo wynika z przepisu prawa.

25. Odbiorcami danych mogą być w szczególności: a) osoby upoważnione przez Administratora,
    b) podmioty zapewniające hosting, utrzymanie Serwisu, platformę e-learningową, pocztę elektroniczną, wsparcie IT, backup, bezpieczeństwo i analitykę,
    c) operatorzy płatności, banki i instytucje finansowe,
    d) dostawcy narzędzi do komunikacji, newslettera, obsługi klienta, formularzy i marketingu,
    e) instruktorzy, trenerzy, egzaminatorzy i partnerzy szkoleniowi,
    f) biuro księgowe, kancelaria prawna, audytorzy, ubezpieczyciele,
    g) podmioty pocztowe i kurierskie,
    h) organy publiczne i instytucje uprawnione do otrzymania danych na podstawie prawa.

26. Administrator nie sprzedaje danych osobowych osobom trzecim.

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

27. Co do zasady Administrator dąży do przetwarzania danych w obrębie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

28. Jeżeli jednak w związku z korzystaniem z narzędzi technologicznych, analitycznych, płatniczych, mailingowych, wideo, chmurowych, helpdeskowych albo marketingowych dojdzie do przekazania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, Administrator zapewni stosowanie odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przez RODO, w szczególności standardowych klauzul umownych, decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo innego mechanizmu przewidzianego prawem.

29. Informację o stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać kontaktując się z Administratorem.

Okres przechowywania danych

30. Okres przechowywania danych zależy od celu oraz podstawy prawnej przetwarzania.

31. Dane przetwarzane w celu zawarcia i wykonania umowy są przechowywane przez czas trwania umowy, a następnie przez okres niezbędny do jej rozliczenia, obsługi reklamacji, wykazania prawidłowego wykonania obowiązków oraz obrony przed roszczeniami lub dochodzenia roszczeń.

32. Dane rozliczeniowe i księgowe są przechowywane przez okres wymagany przez przepisy podatkowe i rachunkowe.

33. Dane związane z kontem użytkownika są przechowywane przez okres utrzymywania konta, a po jego usunięciu przez okres niezbędny do rozliczalności, zabezpieczenia roszczeń, przeciwdziałania nadużyciom oraz realizacji obowiązków prawnych.

34. Dane związane z przebiegiem szkolenia, egzaminem, wystawieniem zaświadczeń, certyfikacją lub inną dokumentacją edukacyjną mogą być przechowywane przez okres niezbędny do udokumentowania przebiegu i wyników szkolenia, realizacji obowiązków branżowych oraz ochrony interesów Administratora, co do zasady nie dłużej niż 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończono szkolenie, chyba że dłuższy albo krótszy okres wynika z przepisów prawa lub charakteru konkretnego świadczenia.

35. Dane przetwarzane na podstawie zgody są przechowywane do czasu jej cofnięcia albo do czasu ustania celu, dla którego zostały zebrane.

36. Dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora są przechowywane do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu albo do czasu ustania tego interesu, chyba że dalsze przechowywanie jest niezbędne do obrony przed roszczeniami lub dochodzenia roszczeń.

37. Dane pochodzące z korespondencji, formularzy i zgłoszeń mogą być przechowywane przez czas trwania komunikacji, a następnie przez okres niezbędny do wykazania jej przebiegu albo obsługi późniejszych roszczeń lub zapytań.

Prawa osób, których dane dotyczą

38. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje: a) prawo dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii,
    b) prawo do sprostowania danych,
    c) prawo do usunięcia danych – w przypadkach przewidzianych prawem,
    d) prawo do ograniczenia przetwarzania,
    e) prawo do przenoszenia danych – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany,
    f) prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody,
    g) prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w tym wobec marketingu bezpośredniego,
    h) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urząd Ochrony Danych Osobowych.

39. Jeżeli dane są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, sprzeciw można wnieść w każdym czasie. Po wniesieniu sprzeciwu w tym zakresie Administrator zaprzestanie przetwarzania danych do tego celu.

40. Wniosek dotyczący realizacji praw można złożyć na adres szkolenia@airborn.aero albo pisemnie na adres siedziby Administratora.

41. Administrator udziela odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie wynikającym z RODO.

Obowiązek podania danych

42. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz w zakresie niezbędnym do zawarcia i wykonania umowy, utworzenia konta, udziału w kursie, dokonania płatności, otrzymania faktury, uzyskania odpowiedzi na zgłoszenie albo realizacji obowiązku prawnego może być konieczne.

43. Niepodanie danych wymaganych do danego celu może skutkować brakiem możliwości założenia konta, zawarcia umowy, udziału w szkoleniu, otrzymania dokumentów lub obsługi zgłoszenia.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

44. Administrator co do zasady nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

45. Jeżeli w przyszłości określony proces będzie obejmował takie rozwiązania, Administrator przekaże dodatkową informację zgodnie z wymaganiami RODO.

Pliki cookies i podobne technologie

46. Serwis korzysta z plików cookies, local storage oraz podobnych technologii.

47. Cookies niezbędne są wykorzystywane przede wszystkim do: a) prawidłowego działania Serwisu i platformy,
    b) utrzymania sesji użytkownika,
    c) autoryzacji logowania,
    d) zapamiętywania wybranych ustawień,
    e) zapewnienia bezpieczeństwa i przeciwdziałania nadużyciom,
    f) realizacji procesu płatności, jeżeli użytkownik dokonuje zakupu.

48. Dodatkowo, jeżeli użytkownik wyrazi zgodę tam, gdzie jest ona wymagana, Administrator może korzystać z cookies funkcjonalnych, analitycznych, marketingowych albo związanych z osadzonymi usługami zewnętrznymi, takimi jak odtwarzacze wideo, czat, formularze, systemy reklamowe, systemy analityczne albo narzędzia do kontaktu i automatyzacji komunikacji.

49. Informacje pozyskiwane przez cookies mogą obejmować w szczególności adres IP, identyfikator urządzenia, dane o przeglądarce i systemie operacyjnym, źródło wejścia, aktywność w Serwisie, przybliżoną lokalizację, historię odsłon, czas wizyty, reakcje na komunikaty i formularze oraz preferencje dotyczące zgód.

50. Użytkownik może zarządzać cookies: a) z poziomu banera zgód albo narzędzia do zarządzania zgodami, jeżeli jest dostępne w Serwisie,
    b) przez ustawienia swojej przeglądarki,
    c) przez odpowiednie ustawienia urządzenia.

51. Ograniczenie albo wyłączenie cookies niezbędnych może spowodować nieprawidłowe działanie części funkcjonalności Serwisu.

Bezpieczeństwo danych

52. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych, adekwatnego do ryzyka, w szczególności środki chroniące dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, modyfikacją lub ujawnieniem.

53. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby oraz podmioty upoważnione, zobowiązane do zachowania poufności lub działające na podstawie odpowiednich umów.

Linki do innych stron i usług zewnętrznych

54. Serwis może zawierać odnośniki do zewnętrznych stron internetowych albo integrować funkcje dostawców zewnętrznych. Administrator nie odpowiada za zasady przetwarzania danych stosowane przez te podmioty jako odrębnych administratorów, chyba że wprost wskazano inaczej.

55. Użytkownik powinien zapoznać się z polityką prywatności danego zewnętrznego serwisu lub dostawcy przed skorzystaniem z jego funkcjonalności.

Zmiany Polityki prywatności

56. Administrator może aktualizować niniejszą Politykę prywatności w przypadku zmian prawa, zmian organizacyjnych, zmian technologicznych, rozszerzenia oferty, wdrożenia nowych narzędzi albo zmiany sposobów, celów lub podstaw prawnych przetwarzania danych.

57. Aktualna wersja Polityki prywatności jest publikowana w Serwisie i obowiązuje od dnia jej opublikowania.

58. Jeżeli zmiana będzie miała istotny wpływ na prawa użytkowników albo sposób korzystania z Serwisu, Administrator może dodatkowo poinformować o niej w widocznym miejscu w Serwisie lub drogą elektroniczną.